Tips Recommendation Letter dan Study Plan untuk Beasiswa
Written by: Mahesa Sidarta
"Reference letter” atau yang juga dikenal sebagai “Recommendation letter” adalah surat rekomendasi yang menjelaskan kualitas, karakteristik, dan kapabilitas individu yang direkomendasikan oleh sang penulis. Pada umumnya, surat referensi atau surat rekomendasi berkaitan erat dengan pendaftaran masuk pendidikan tinggi, beasiswa, atau untuk melamar pekerjaan. Surat rekomendasi yang baik mencakup tiga poin utama, antara lain: hubungan orang tersebut dengan orang yang merekomendasikan, pengamatan dan evaluasi pekerjaan orang tersebut.
Untuk surat rekomendasi akademik, pada umumnya ditulis oleh guru atau dosen dari individu yang direkomendasikan. Sedangkan untuk surat rekomendasi dalam bidang pekerjaan, biasanya ditulis oleh mantan atasan atau kolega.
Recommendation letter (surat rekomendasi) dan study plan termasuk dalam syarat dokumen yang diminta ketika mendaftar beasiswa. Surat rekomendasi dari setidaknya dua orang biasanya akan diminta pada saat kita melamar beasiswa untuk studi lanjut ke luar negeri. Surat tersebut lazimnya ditulis oleh atasan dan mantan dosen pembimbing kita, serta memiliki bobot yang tinggi pada proses seleksi beasiswa karena menjadi semacam testimoni bahwa kita memang capable untuk menempuh kuliah di universitas tersebut.
Sayangnya, surat tersebut tak jarang hanya berisi hal yang sifatnya umum-umum saja. Oleh sebab kesibukan yang tinggi, pihak penulis surat boleh jadi telah memiliki semacam ‘master’ surat rekomendasi. Sehingga apabila ada yang minta dibuatkan, cukup ganti nama, edit sedikit, lalu jadi. Praktis, namun kekuatan surat menjadi lemah karena berbagai hal spesifik yang semestinya bisa ditonjolkan justru tidak tertuang.
Lantas apa yang bisa kita lakukan? Sembari minta dibuatkan surat rekomendasi, saran saya sampaikan pada mereka: saya sudah buatkan konsepnya! Dengan cara ini, berbagai detail bisa tertuang dengan baik, dan atasan atau mantan dosen tinggal mengoreksi saja (kecuali jika pihak beasiswa sudah menyediakan formatnya, maka lain cerita). Jika dianggap sudah oke, mereka tinggal tanda tangan (ini seringkali menjadi win-win solution: kita diuntungkan karena konten surat menjadi lebih “kaya”, sementara pemberi rekomendasi diringankan pekerjaannya karena konsep surat sudah disediakan).
Apa saja poin-poin yang idealnya tertuang di surat tersebut?
- Statement bahwa mereka mengenal kita selama kuran waktu tertentu dalam kapasitas yang spesifik (misalnya sebagai dosen pembimbing, atau partner penelitian, atau pemimpin proyek riset yang kita terlibat di dalamnya).
- Statement bahwa mereka mendukung rencana studi lanjut kita dan yakin akan kapabilitas kita disertai dengan alasan-alasan yang spesifik (misalnya kita pernah mengambil mata kuliah yang beliau ampu dan mendapat nilai memuaskan, atau kita pernah terlibat di proyek riset yang dipimpin beliau dan berkontribusi secara signifikan, atau saat ini kita sedang terlibat dalam joint research dengan beliau dengan hasil riset yang menjanjikan, dan lain sebagainya). Singkatnya, konten surat lebih banyak memberi bukti-bukti yang riil ketimbang sesuatu yang sifatnya umum-umum saja.
- Jika pembuat surat adalah atasan, akan baik sekali kalau di akhir surat diberi pernyataan tambahan bahwa usai merampungkan studi kita akan diterima kembali untuk bekerja di institusi asal (ini karena pihak beasiswa biasanya lebih menyukai calon penerima beasiswa yang akan kembali ke tanah air untuk berkontribusi sesuai dengan bidang ilmu yang dipelajari di luar negeri).
Tujuan umum recommendation letter untuk beasiswa
Recommendation letter adalah surat rekomendasi yang diberikan oleh guru, dosen, bisa juga atasan kamu bekerja.
Surat rekomendasi ibaratnya seperti testimoni terhadap sikap, potensi, maupun kemampuan akademis kamu yang menjadi bahan pertimbangan apakah kamu qualified untuk mendapat beasiswa.
Kamu bisa minta recommendation letter dari siapa saja, tapi menurut saya, semakin tinggi posisi orang tersebut atau memiliki kredibiltas yang baik, maka akan lebih bagus untuk kamu juga. Ketika saya apply beasiswa, saya meminta dosen saya yang juga merupakan kepala fakultas untuk menulis dan menandatangani recommendation letter saya.
Isi recommendation letter bisa dibagi menjadi :
Pembuka. Kalimat pembuka yang menyatakan niat untuk merekomendasikan kamu sebagai pelamar beasiswa.
Isi surat. Penjelasan tentang karakter kamu, prestasi yang pernah kamu raih, apakah kamu aktif di organisasi,dll.
Penutup. Kalimat penutup beserta alamat email atau kontak dari pemberi rekomendasi. Diakhiri dengan tanda tangan, nama, title, dan juga nama organisasi.
Akan lebih baik jika surat rekomendasikan menggunakan kop surat dari universitas atau organisasi, dan disertai dengan cap.
Jujur dari pengalaman saya pernah meminta surat rekomendasi baik dari dosen atau atasan, mereka bakal minta kita yang menulis dan mereka hanya tinggal tanda tangan.
Study plan untuk melamar beasiswa
Study plan juga merupakan salah satu persyaratan untuk mendaftar beasiswa Government Scholarship.
Intinya sih di study plan kamu bisa menulis tentang background kamu, motivasi kamu kuliah ke negara tersebut, dan juga rencana studi kamu.
Study plan dalam Bahasa Inggris berisi beberapa poin ini:
- Paragraf pembuka.
Kenalkan diri kamu secara singkat dan sebutkan keinginan kamu untuk melanjutkan studi di negara tersebut, bisa juga negara tujuan lainnya.
- Introduction of background.
Penjelasan tentang diri kamu lebih mendalam, seperti jurusan kamu sebelumnya, alasan kamu ingin memilih jurusan yang diinginkan di universitas tujuan. Selain itu bisa juga tulis prestasi kamu yang kira-kira bisa meyakinkan penyeleksi untuk memberi beasiswa kepada kamu.
- Reason why I choose to study in Amerika.
Paragraf ini berisi alasan yang membuat kamu ingin kuliah ke negara tersebut. Contohnya, karena tertarik dengan kebudayaannya, atau ngerasa di negara tersebut kesempatannya besar, jelaskan alasan-alasan secara tulus sungguh-sungguh yang bisa mengguggah emosi penyeleksi.
- Why I choose (nama universitas).
Jelaskan kenapa kamu memilih universitas tujuan, contohnya: “Saya memilih universitas ini karena setelah saya research, universitas ini memiliki keunggulan dalam jurusan yang saya inginkan.
- Detailed study plan.
Rincikan secara lebih detil kurang lebih seperti apa rencana studi kamu. Kamu bisa cek di situs universitas biasanya ada kurikulumnya, misalnya semester pertama kamu mau ambil mata kuliah ini, semester kedua, terus di semester terakhir kamu akan melakukan riset, dan kira-kira akan tamat di bulan dan tahun berapa.
- Plan after graduation.
Kamu bisa menulis rencana kamu setelah tamat, apakah mau stay di negara tersebut, atau lanjut kuliah lagi, atau kembali ke Indonesia untuk menerapkan ilmu yang kamu dapat.
Cara mendapatkan surat rekomendasi beasiswa
Sebelum mengetahui cara mendapatkan surat rekomendasi beasiswa, sebaiknya ketahui terlebih dahulu jenis-jenis dari surat rekomendasi, yaitu :
1. Employment Recommendation
Surat rekomendasi jenis ini diberikan oleh atasan atau supervisor langsung yang melakukan penilaian atas kinerja kamu di perusahaan atau institusi yang bersangkutan. Jika dilihat dari namanya, surat rekomendasi ini diberikan bagi kamu yang sudah memiliki pengalaman pekerjaan.
2. Academic Recommendation
Surat rekomendasi ini biasanya diberikan oleh guru atau dosen yang menilai kemampuan akademis dan/atau non-akademis kamu selama mengikuti kegiatan perkuliahan atau pembelajaran di institusi pendidikan atau perguruan tinggi yang bersangkutan. Pada surat rekomendasi ini, tidak hanya kemampuan akademis saja yang direkomendasikan, namun bentuk kreativitas lain seperti keaktifan di organisasi, keaktifan mengikuti program kewirausahaan dan sebagainya juga dapat termasuk dalam pemberian point rekomendasi.
3. Character Reference
Untuk surat rekomendasi jenis ini biasanya diberikan oleh individu tertentu yang merupakan tokoh terkenal, kerabat, atau teman terdekat yang mempunyai hubungan personal terhadap kamu. Misalnya, kamu pernah menjadi aktivis seorang tokoh politik terkenal dan beliau sangat terkesan dengan hasil kerja sama atau hasil pekerjaan kamu. Nah, tidak ada salahnya hubungan baik tersebut kamu manfaatkan dengan cara meminta rekomendasi dari beliau. Surat rekomendasi adalah surat pribadi antara pemberi referensi dengan penyedia beasiswa. Sehingga, biasanya penyedia beasiswa menginginkan surat rekomendasi dikirimkan dalam amplop tertutup dan ditandatangani oleh pemberi referensi. Namun, ada juga penyedia beasiswa yang lebih fleksibel sehingga surat rekomendasi tersebut dapat diberikan dalam bentuk versi elektronik ( via email ). Tentu saja hal ini akan sangat memudahkan, apalagi jika dosen atau supervisor si pemberi rekomendasi kamu berasal dari universitas luar negeri.
Sebelum meminta surat rekomendasi, kamu harus mempersiapkan segala hal yang dibutuhkan dengan seefektif mungkin. Pertama, kamu harus menentukan siapakah yang paling tepat untuk memberikan rekomendasi tersebut, misalnya dosen atau pembimbing yang mengenal kegiatan akademismu dengan sangat baik.
Berikut ini dapat menjadi bahan pertimbangan dalam menentukan siapa pemberi referensi tersebut :
1. Si pemberi referensi harus dapat menuliskan surat rekomendasi tentangmu dengan baik dan mudah.
2. Si pemberi referensi mempunyai pengalaman dalam menuliskan surat rekomendasi.
3. Si pemberi referensi mengetahui pekerjaan kamu dengan baik.
4. Si pemberi referensi mengetahui kamu secara personal sehingga dapat memasukkan hal-hal yang sifatnya personal ke dalam surat tersebut.
5. Si pemberi referensi menduduki jabatan yang strategis ( tertinggi ) atau sangat relevan dengan pekerjaannya.
Untuk bisa mendapatkan surat rekomendasi, kamu nggak perlu malu untuk meminta dari profesor di perguruan tinggi tempat kamu kuliah. Cuek aja! Bagaimanapun kalau kamu mendapatkan surat rekomendasi dari mereka, hal tersebut akan memberikan nilai tambah buat kamu, begitupula jika seorang profesor mau memberikan surat rekomendasinya kepada kamu, hal itu tentu akan diperhitungkan sebagai poin yang besar buat kamu.
Format Surat Referensi
Salam pembuka
Ada dua macam surat referensi yang sering digunakan. Untuk surat referensi pribadi, dalam artian Anda sudah tahu siapa penerimanya, gunakan salam pembuka secara personal kepada penerimanya. Sebagai contoh, “Dear Dr. Stein” atau “Dear Mrs. Corey”. Sedangkan untuk surat referensi umum yang dapat digunakan kapan saja, gunakan “To Whom it May Concern” (Kepada yang Berkepentingan).
Paragraf 1
Paragraf pertama akan menjelaskan hubungan Anda dengan individu yang Anda rekomendasikan. Termasuk juga bagaimana Anda bisa mengenalnya, seberapa lama telah mengenalnya, dan kualifikasi Anda dalam menulis surat rekomendasi.
Paragraf 2
Paragraf kedua akan berisi informasi tentang kenapa individu tersebut memiliki kualifikasi, apa yang bisa mereka berikan, dan kenapa Anda memberikan rekomendasi. Anda juga dapat memberikan contoh keahliannya.
Kesimpulan
Bagian ini biasanya berada tepat sebelum penutup. Pada dasarnya berisi rangkuman singkat tentang kenapa Anda menulis surat ini. Nyatakan juga mengenai pendapat keseluruhan Anda tentang individu tersebut, apakah negatif atau positif.
Penutup
Paragraf yang menutup surat referensi akan berisi dengan informasi sang penulis. Anda bisa memberikan informasi nomor telepon dan alamat Anda. Pada bagian paling bawah surat, sertakan tanda tangan Anda dalam format berikut:
Sincerely, (Dengan hormat)
Tanda tangan (untuk surat fisik)
Nama Penulis
Gelar
Contoh My Reference Letter
To Whom It May Concern,
I am writing this reference for Mahesa Sidarta, a student I was fortunate to work with during his senior year at Laguardia Community College. As both Mahesa’s academic advisor and professor of English Literature, I have watched him grow into a passionate and knowledgeable individual.
Mahesa has worked with students in both english literature classrooms as well as individually, focusing on their needs through Improving literacy skills through learning reading by writing.
Mahesa is a patient and compassionate individual and he is the ideal candidate for your english education graduate programs. Please feel free to contact me with any additional questions you may have regarding Mahesa at 718-768-2435 or email, lemail@college.edu.
Sincerely,
Marie Kaplan
English Department Chair
Laguardia Community College
Komentar
Posting Komentar